Thunderbird Abwesenheitsnotiz einrichten
Eine Woche Urlaub, ein Tag auf Montage, ein langes Wochenende: Wer in dieser Zeit Mails bekommt, möchte den Absendern wenigstens sagen, dass es dauert. Eine Thunderbird Abwesenheitsnotiz ist dafür die naheliegende Lösung.
Thunderbird hat allerdings keine Schaltfläche, hinter der eine fertige Abwesenheitsverwaltung steckt. Die Funktion entsteht aus zwei Teilen, die du selbst zusammensetzt, und die Reihenfolge dabei ist nicht beliebig. Wer den zweiten Teil zuerst anfasst, findet die entscheidende Einstellung gar nicht erst.
Vorlage für die Abwesenheitsnotiz anlegen
Die Vorlage ist der Text, den Thunderbird später verschickt. Sie muss vor dem Filter existieren, denn die passende Filteraktion taucht erst auf, wenn im Konto mindestens eine Vorlage liegt.
Benötigte Zeit: 3 Minuten
- Klick auf „Verfassen“
Prüf bei „Von:“, dass die richtige Adresse eingestellt ist.
- Lass das Feld „An:“ leer
Die Vorlage geht an niemanden fest, der Empfänger ergibt sich später aus der eingegangenen Mail.
- Trag einen Betreff ein und schreib den Text
Ein Rückkehrdatum gehört als fester Text hinein. Platzhalter, die sich selbst füllen, kennt die Vorlage nicht.
- Wähle „Datei“ → „Speichern als“ → „Vorlage“
Eine im Entwurfsordner gespeicherte Nachricht genügt nicht, es muss der Vorlagenordner sein.
- Schließ das Fenster
Filter für die automatische Antwort anlegen
Den Rest erledigt ein Nachrichtenfilter. Er sitzt im Hamburger-Menü oben rechts, und zwar nicht dort, wo ihn ältere Anleitungen vermuten.
Benötigte Zeit: 5 Minuten
- Öffne das Menü mit den drei Strichen und wähle „Werkzeuge“
- Klick auf „Nachrichtenfilter“
- Wähl oben bei „Filter für:“ dein Konto und klick auf „Neu…“
- Vergib einen Namen, etwa „Abwesenheitsnotiz“
- Setz bei „Filter anwenden bei:“ den Haken nur bei „Nachrichtenabruf“ und wähl daneben „Filter nach Spam-Erkennung ausführen“
Damit läuft der Filter erst, nachdem Thunderbird den Spam aussortiert hat.
- Wähl „Keine Bedingungen“
- Wähl unter „Auszuführende Aktionen“ den Eintrag „Antworten mit Vorlage:“ und daneben deine Vorlage
- Bestätige mit „OK“ und prüf, dass in der Spalte „Aktiviert“ ein Haken steht
Ein Knopf in diesem Fenster bleibt tabu: „Jetzt ausführen“ unten rechts. Damit wendest du den Filter auf Nachrichten an, die bereits im gewählten Ordner liegen, und verschickst nachträglich Antworten auf alte Mails. Zum Ausprobieren schickst du dir stattdessen eine frische Nachricht von einer zweiten Adresse.
Die Einstellung bei „Nachrichtenabruf“ ist übrigens nur eine Reihenfolge und kein Spam-Schutz. Sie legt fest, wann der Filter im Ablauf drankommt.
Abwesenheitsnotiz wieder ausschalten
Nach der Rückkehr reicht ein Klick. Öffne die Nachrichtenfilter wie oben und entferne den Haken in der Spalte „Aktiviert“.
Der Filter bleibt dabei erhalten, samt Vorlage und allen Einstellungen. Beim nächsten Mal setzt du den Haken einfach wieder. „Löschen“ daneben wirft den Filter weg, und du baust ihn später neu.
Soll nur der Text anders lauten, änderst du die Vorlage und kontrollierst danach im Filter, ob dort noch die richtige ausgewählt ist.
Was Thunderbird beantwortet und was nicht
Hier lohnt ein genauer Blick, denn der Filter verhält sich anders, als „keine Bedingungen“ vermuten lässt.
Thunderbird antwortet nur, wenn eine Adresse deines Kontos in „An“ oder „Cc“ steht. Wurdest du über Bcc angeschrieben oder läuft die Mail über einen Verteiler, der deine Adresse nicht im Kopf führt, bleibt es still. Das verhindert einen Teil der unsinnigen Antworten, eine Erkennung von Newslettern oder Mailinglisten ist es aber nicht.
Eine Begrenzung pro Absender gibt es nicht. Schreibt dir jemand dreimal, bekommt er dreimal dieselbe Notiz. Serverseitige Lösungen haben dafür ein Intervall, Thunderbirds Filter hat keines.
Verschickte Antworten tragen die Kennzeichnung Auto-Submitted: auto-replied. Das ist korrektes Verhalten, führt bei manchen Diensten aber dazu, dass die Nachricht abgewiesen wird.
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Und was selbstverständlich klingt, ist der häufigste Grund für ausbleibende Antworten: Der Rechner muss laufen, Thunderbird muss offen sein, und die Mails müssen tatsächlich abgerufen werden. Im Ruhezustand passiert nichts.
Wenn die Antwort ausbleibt
„Antworten mit Vorlage“ fehlt in der Liste. Dann liegt im Konto keine Vorlage. Die Aktion erscheint erst danach, und genau daran scheitern die meisten.
Dieselbe Liste, nur ohne vorhandene Vorlage: Zwischen „Weiterleiten an:“ und „Als gelesen markieren“ klafft die Lücke.
Die Vorlage ist da, die Aktion trotzdem nicht. Dann hat Thunderbird den Vorlagenordner nicht zugeordnet. Sieh in den Konten-Einstellungen unter „Kopien und Ordner“ nach, wo Vorlagen abgelegt werden.
Der Haken fehlt. Ein Filter ohne Haken in der Spalte „Aktiviert“ läuft nicht mit.
Beim Empfänger steht „This is a multi-part message“ im Text. Dahinter steckt eine fehlerhaft zusammengesetzte Vorlage, bekannt aus Fehlerberichten zu Vorlagen mit Anhängen. Leg zum Prüfen eine neue Vorlage als reinen Text an, ohne eingebettete Bilder und ohne Dateianhang.
Es kommen Antworten, obwohl du den Filter abgeschaltet hast. Dann läuft Thunderbird womöglich noch auf einem zweiten Rechner, oder beim Anbieter ist zusätzlich eine Notiz eingerichtet.
Das Prinzip dahinter kennst du vielleicht schon, wenn du einmal einen Absender blockiert hast. Auch das ist ein Filter, nur mit anderer Aktion.
Die Notiz beim Mailanbieter einrichten
Für den Urlaub ist der Thunderbird-Weg die schlechtere Wahl. Er setzt voraus, dass ein Rechner eine Woche lang durchläuft und das Programm offen bleibt.
Fast jeder Anbieter hat dafür eine eigene Funktion im Webmail, oft unter „Einstellungen“ bei den Filtern oder direkt als „Abwesenheitsnotiz“. Sie läuft auf dem Server, antwortet rund um die Uhr und begrenzt meist auch, wie oft derselbe Absender die Nachricht bekommt.
Ein Missverständnis dazu hält sich hartnäckig: Ein IMAP-Konto macht den Thunderbird-Filter nicht serverseitig. IMAP gleicht nur die Mails zwischen Server und Programm ab. Der Filter bleibt auf deinem Rechner und läuft dort.
Fehlt dir das richtige Konto in Thunderbird, steht das Einrichten im Beitrag zu Thunderbird E-Mail hinzufügen.
Häufige Fragen
Wie richte ich in Thunderbird eine Abwesenheitsnotiz ein?
In zwei Teilen: zuerst eine Vorlage über Verfassen und Datei → Speichern als → Vorlage, danach einen Filter über ☰ → Werkzeuge → Nachrichtenfilter mit der Aktion „Antworten mit Vorlage:“.
Warum fehlt bei mir die Aktion „Antworten mit Vorlage“?
Weil im Konto noch keine Vorlage gespeichert ist. Leg sie an, danach steht der Eintrag in der Liste.
Wie schalte ich die Abwesenheitsnotiz wieder aus?
Nachrichtenfilter öffnen und den Haken in der Spalte „Aktiviert“ entfernen.
Was ist der Unterschied zwischen deaktivieren und löschen?
Ohne Haken bleibt der Filter samt Vorlage erhalten und lässt sich jederzeit wieder einschalten. Gelöscht ist er weg.
Funktioniert die Notiz, wenn Thunderbird geschlossen ist?
Nein. Der Filter läuft auf deinem Rechner und nur, während das Programm Mails abruft.
Bekommt derselbe Absender die Antwort mehrfach?
Ja. Bei jeder neuen Mail geht die Notiz erneut raus, eine Sperre dafür gibt es nicht.
Antwortet Thunderbird auch auf Newsletter und Verteiler?
Nur wenn eine Adresse deines Kontos in „An“ oder „Cc“ steht. Viele Verteilernachrichten erfüllen das nicht und bleiben unbeantwortet.
Warum kommt bei Bcc keine Abwesenheitsnotiz an?
Aus demselben Grund: Bei Bcc steht deine Adresse nicht im Kopf der Nachricht.
Was bedeutet „This is a multi-part message“ beim Empfänger?
Die Vorlage wurde fehlerhaft zusammengesetzt. Das passiert vor allem bei Vorlagen mit Anhängen oder eingebetteten Bildern. Eine reine Textvorlage schafft Klarheit.
Geht das auch ohne laufenden Rechner?
Nur über den Mailanbieter. Dessen Abwesenheitsnotiz läuft auf dem Server und ist für längere Abwesenheiten der bessere Weg.
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Erik
Digital Creator aus Köln. Auf Technikshavo zeige ich seit Jahren, wie Programme wirklich funktionieren: über 1.000 Videos und mehr als 600 Artikel mit zusammen über 15 Millionen Aufrufen. Ein Teil der Themen kommt als Frage aus der Community. Erst der Text zum Nachlesen, dann das Video zum Mitmachen.
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