Outlook Textbausteine erstellen | Tutorial

Outlook Textbausteine erstellen

Heutzutage ist die Nutzung von Outlook aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Dabei sind immer öfter unzählige Mails am Tag zu beantworten, sodass man sich überlegen sollte, wie man den Aufwand hierfür gering halten kann. Dafür kann man in Outlook Textbausteine einsetzen, die man vorher selbst definiert. Dies muss zwar zuerst einmal eingegeben werden, kann danach aber viel Zeit und Aufwand sparen, um Kundenanfragen mit immer den gleichen Texten zu beantworten.

Textbausteine in Outlook nutzen, um schneller Antworten zu verschicken:

Mitarbeiter im Kundenservice kennen das sicherlich. Täglich sind viele Mails mit immer dem gleichen Inhalt zu schreiben. Natürlich kann man diese auch vorab kopieren und einfügen, jedoch sind Textbausteine in Outlook eine Möglichkeit, um die Texte als Funktion direkt in der Software zu hinterlegen. Zudem lassen sich so auch verschiedene Schnellbausteine in Outlook schnell nutzen, während man beim Kopieren recht unflexibel ist.

Schritt-für-Schritt Anleitung:

• Öffne Outlook
• Erstelle eine neue Mail
• Gib in das Textfeld den Text ein, den du als Baustein speichern möchtest
• Markiere den Text und wähle im Reiter „Einfügen“ den Punkt „Schnellbausteine“ -> „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“
• Vergib einen Namen. Es bietet sich an, den Anfang des entsprechenden Textes zu nehmen
• Lass alle anderen Punkte unverändert
• Klicke auf OK
• Wenn du nun den Anfang des Textes eingib, wird dir der Schnellbaustein vorgeschlagen. Zum Einfügen drücke die Enter-Taste
• Fertig!

Seitdem wir Schnellbausteine für diesen Beitrag ausprobiert haben, nutzen wir es auch selbst. Die Funktion ist mehr als praktisch und nach einmaliger Erstellung lässt sich viel Zeit einsparen. Wir hoffen, dass auch für die Textbausteine von Vorteil sind und in Zukunft deine Arbeit in Outlook erleichtern. Wir wünschen dir in jedem Fall viel Erfolg beim Erstellen.

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Video-Anleitung:

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